Die Abrechnung der Heiz- und Betriebskosten
   und der Kautionen

Heiz- und Betriebskosten (sog. Nebenkosten)

Zeitnahe Abrechnungen

Erstellt der WEG-Verwalter frühzeitig die Wohngeldabrechnung, ist der Vermieter bzw. dessen Mietenverwalter auch in der Lage, zeitnah die Abrechnungen der Heiz- und Betriebskosten mit dem/den Mieter/n vorzunehmen.

Notwendigkeit zügiger Abrechnung

Die Heiz- und Betriebskosten sind keine statische Größe. Daß insbesondere die Energiepreise mitunter heftig schwanken, ist bekannt. Aber auch die sonstigen auf die Mieter umlagefähigen Nebenkosten können sich im Verlauf kurzer Zeit deutlich ändern. Beispiele: Erhöhung der Müllgebühren, Änderung der Stromtarife, Veränderung der Lohnsteuer und/oder Sozialabgaben für den Hausmeister, Wechsel der Vertragspartner etc. etc.

Außerdem kann z.B. der Mieter wechseln: Statt eines jungen Mannes, der Tag und Nacht unterwegs ist, zieht ein Pensionär in die Wohnung. Oder der ehemals alleinstehende junge Mann holt seine Freundin mit in die Wohnung. Die Folge: Aus einem Heizverbrauch von 8.000 KWh im Jahr kann ganz schnell ein Verbrauch von 20.000 KWh werden. Sprich: eine Nachzahlung von gut 400 Euro allein für die Heizkosten.

Es ist verständlich, dass der Mieter nicht erst im November des nächsten Jahres oder gar im übernächsten Jahr hierüber informiert werden möchte. In letzterem Fall kann ihm dies übrigens seit der neuesten Rechtsprechung ziemlich gleich sein.

Neue Gesetzeslage: Verbindliche Fristenregelung

Der Gesetzgeber hat in 2001 verbindlich festgelegt, dass die Betriebskostenabrechnung bis spätestens 12 Monate nach Ablauf der Abrechnungsperiode erstellt werden muß. Liegt die Abrechnung bis dahin nicht vor, sind eventuelle Nachzahlungsansprüche verwirkt. Eine unserer Auffassung nach seit langem überfällige Regelung.

Wir meinen allerdings, dass auch diese Frist noch viel zu viel Spielraum lässt und bieten in unseren Verträgen an, die Heiz- und Betriebskostenabrechnungen bis spätestens vier Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes zu erstellen und zu versenden.

Selbstverständlich ist es damit dann nicht getan: Wir zahlen im Auftrag des Eigentümers die Guthaben aus und überwachen den Eingang der Nachzahlungen. Im Fall von Einsprüchen nehmen wir qualifiziert hierzu Stellung. Bleibt z.B. eine erwartete Nachzahlung dennoch aus, schalten wir nach Rücksprache mit dem Eigentümer den Rechtsweg ein.

Rechtzeitige Anpassung der Vorauszahlungen

Bei wesentlichen Nachzahlungen oder Guthaben passen wir die monatliche Vorauszahlung der Heiz- und Betriebskosten des Mieters den tatsächlichen bzw. zu erwartenden Kosten an.

Auch im Fall der Neuvermietung passen wir die Nebenkostenvorauszahlungen ständig der Marktlage und den objektspezifischen Kosten an. Dies scheint selbstverständlich, ist es aber offenbar nicht:

Viele Vermieter setzen ganz bewusst (manchmal vielleicht auch aus Unkenntnis) bei der Vermietung ihrer Wohnungen die Nebenkosten zu niedrig an. Sie weisen dadurch eine optisch niedrige Warmmiete aus und hoffen, dadurch die Wohnung schneller vermieten zu können.

Das dicke Ende kommt in solchen Fällen spätestens nach der Abrechnung: Mehr als einmal lässt sich ein cleverer Mieter diesen Trick nicht gefallen. Er wird möglicherweise die Miete nachverhandeln oder gar wieder ausziehen. Kann der Mieter oder der ihn vertretende Anwalt oder Mieterverein die offenkundige Vortäuschung falscher Tatsachen (zu niedrig angesetzter Nebenkosten) nachweisen, kann er die Nachzahlung nach geltender Rechtslage gar ganz verweigern.

Qualitativ unanfechtbare Abrechnungen

Eine Heiz- und Betriebskostenabrechnung kann im Fall eines nach dem WEG verwalteten Objektes nur so unanfechtbar sein, wie die Wohngeldabrechnung, auf der sie basiert.

Doch selbst die Richtigkeit der Wohngeldabrechnung vorausgesetzt, lauern noch viele Fallen, eine korrekte Nebenkostenabrechnung zu erstellen: Insbesondere die Trennung der auf den Mieter umlagefähigen (Heiz- und Betriebs-) von den nicht umlagefähigen Kosten, d.h. denjenigen Kosten, welche der Vermieter selbst zu zahlen hat

Es existieren hierzu zwar explizite mietrechtliche Regelungen. Doch gibt es erfahrungsgemäß immer wieder Streit zwischen Vermieter und Mieter um deren Auslegung: Welche Gartenarbeiten sind Pflege (umlagefähig), welche stattdessen Instandsetzung (nicht umlagefähig). Ist der Hausmeister ausschließlich für die Mieter tätig oder verrichtet er auch Verwaltertätigkeiten (mit Konsequenz für die Aufteilung seiner Kosten) etc. etc. Es gibt Mieteranwälte und insbesondere Mietervereine, die haben sich auf genau solche Grenzfälle spezialisiert.

Hier im Fall von Einsprüchen qualifiziert gegenhalten zu können, ist viel Rechtskenntnis und einige Erfahrung, bestenfalls aus einschlägigen Musterprozessen, vonnöten.

Unser Ehrgeiz ist es, jede Heiz- und Betriebskostenabrechnung "gerichtsfest" zu erstellen und damit Rechtsstreitereien möglichst im Ansatz zu vermeiden.

Abrechnung der Mietskautionen

Die durch die Mieter hinterlegten Mietsicherheiten (sog. Kautionen) werden den gesetzlichen Bestimmungen gemäß nach Einzug des Mieters durch die Hausverwaltung Dr. Mock auf einem vom Vermögen der Firma bzw. deren Gesellschafter getrennten Konto zinsbringend angelegt.

Nach Beendigung des Mietvertrages wird sorgfältig geprüft, ob Forderungen des Vermieters bestehen, insbesondere die Miete vollständig gezahlt wurde und die Wohnung vertragsgemäß übergeben wurde. Erst dann erfolgt eine Abrechnung und Auszahlung der Mietsicherheit durch die Verwaltung.

Die Hausverwaltung Dr. Mock behält aus einschlägiger Erfahrung prinzipiell einen Sicherheitsbetrag für eine eventuelle Heiz- und Betriebskostennachzahlung des ausgezogenen Mieters im Auszugsjahr ein. Dieser wird solange zurückbehalten, bis die letzte Heiz- und Betriebskostenabrechnung erfolgt ist; eventuelle Nachzahlungen werden dann abgezogen.

Dieses Vorgehen hat sich bestens bewährt; verhindert es doch, dass der Vermieter seinem Nachzahlungsanspruch "hinterher rennt" und möglicherweise nicht einmal eine aktuelle Adresse des ehemaligen Mieters hat.